¿Qué servicios debes contratar para que tu congreso sea un éxito?
Los congresos institucionales han de ser de las actividades más relevantes que suceden en las empresas, agrupaciones o cualquiera sea la instancia, son planeadas durante largo tiempo, no se pueden escapar detalles y todo debe funcionar a la perfección. Para lograr el engranaje de calidad, fluido y profesional, hay que tener una serie de aristas cubiertas, una de las más importantes y trascendentales, la conectividad.
Hay quienes optan por recurrir a proveedores para arriendo de servidores, como por ejemplo si se trata de artículos que cubran detalles como alfombras, floreros e incluidas sillas. Estos sistemas son de gran ayuda ya que te ofrecen un sistema completo que incluye en algunos casos, el catering y hasta servicios de almuerzos, con toda la implementación que estos requieren, entiéndanse vajillas, aparatos eléctricos, cubiertos y mantelería.
Pues bien, vamos a afinar nuestros requisitos y sin dejar de lado ningún detalle, nos concentramos en el grueso de la actividad, los equipos de conectividad y la técnica indispensable para que tu congreso resulte el mejor evaluado del circuito.
Difusión e inscripción
La primera de las reglas, responde a cómo vamos a lograr la convocatoria a este congreso, únicamente con difusión de redes, en las diversas plataformas que nos ofrece internet. Para esto necesitaremos si y sólo si, equipamiento computacional, los más aptos para esta tarea podrían ser los modelos de escritorios, estos aguantan pesados programas de diseño muy necesarios para los afiches y también para los formularios de inscripción. Esto va absolutamente de la mano con un buen modem de internet y su respectivo repetidor de redes.
Pareciera ser aparatajes costosos, una gran inversión que se nos viene para el óptimo funcionamiento del congreso, la buena sorpresa es que el sistema de arriendo de servidores incluye todos estos accesorios, sobre todo los computadores, los que en esta etapa inicial son cruciales para inscribir participantes.
In situ
Llega el momento del congreso y ya todos los asistentes estarán presenciales o quizás de forma remota, como sea el caso, el paso inicial es la famosa y muy necesaria acreditación. Una vez que los participantes estén en el sitio, con su inscripción previa, revisada y leída, será validada su participación mediante un documento único que permita el libre acceso físico y virtual a los contenidos.
Para esto es necesario la implementación de impresoras de punta, las impresiones en serie demandan una buena calidad, los congresos se caracterizan por requerir materiales más profesionales, la mayoría del tiempo, debido a la duración, los periodos van desde un par de días hasta una semana completa. Sin contar de los códigos QR, los cuales exigen una calidad de imagen avanzada, nítida e inalterable. La digitalización de este proceso te ahorra las interminables filas de los participantes.
Respecto a este último punto, se hace de vital importancia el control de acceso al recinto, para esto hay diversas técnicas para emplear, la más básica y que se nos viene la logística del congreso, son las famosas y necesarias cámaras de vigilancia. Indudablemente la seguridad es un superpunto a considerar. Los lectores de verificación son recursos que podrán sacarte de muchos inconvenientes y agilizar el proceso del ingreso, permitiendo el conteo, llevando el registro numérico de los congresistas.
Estos datos deben ser almacenados inmediatamente en las plataformas respectivas, es por esto que la flota de notebooks y tabletas, son cruciales para llevar en todo momento y en todas las aulas del recinto, teniendo especial énfasis en los detalles más relevantes, como, por ejemplo, la batería de estas máquinas, no podemos darnos el lujo de fallar con esa pila, no en una actividad de esta relevancia.
Las charlas expositivas son el alma del congreso, las láminas gráficas, los testimonios y las piezas audiovisuales, deben tener una visibilidad impecable. Para realizar estas importantes funciones, será necesario la instalación de proyectores, telones para el mismo, pantallas Led, sistemas de audio y hasta accesorios para asegurar la reproducción a la altura del congreso.
Hay muchas técnicas, lugares y recursos a disposición para llevar a cabo con total éxito este simposio, una muy confiable y con efectividad garantizada, es el arriendo de diversos servidores, exclusivos para cada especificidad que demandan los asistentes y la actividad en sí.
